10 astuces pour utiliser au mieux Microsoft Word

Parmi tous les programmes de traitement de texte disponibles sur le marché, le plus populaire et le plus utilisé est sans aucun doute Microsoft Word. Beaucoup ignorent cependant qu’en plus des fonctionnalités classiques offertes par ce programme, il existe des commandes pratiques qui permettent d’accélérer la plupart des tâches quotidiennes dans Word.

Voici 10 astuces qui vous permettront d’utiliser au mieux Microsoft Word .

10 astuces pour utiliser au mieux Microsoft Word

Texte autogénéré

Positionner le curseur n’importe où sur la page

Sélectionner n’importe quelle partie du texte

Sélectionner le texte verticalement

Rechercher les modifications récemment apportées

Convertir les caractères de majuscules en minuscules ou de minuscules en majuscules

Zoom instantané

Date et heure toujours à jour

Sauvegarde automatique

Numéroter les pages d’un document Word dans n’importe quel ordre

Conclusions

10 astuces pour utiliser au mieux Microsoft Word

Texte autogénéré

Parfois, pour une raison ou une autre, il est nécessaire de remplir un document vide avec du texte inséré de manière aléatoire. Dans ce cas, plutôt que de faire un copier-coller à partir d’un autre document, il est préférable d’utiliser une fonction spéciale de Word qui permet de générer automatiquement un texte aléatoire.

Pour ce faire, il suffit de déplacer le curseur à l’endroit souhaité, puis de taper la commande =rand(x, y) où x indique le nombre de paragraphes de texte à générer et y les lignes des paragraphes en question, et enfin d’appuyer simplement sur la touche Entrée.

Par exemple, pour générer 2 paragraphes de texte auto-généré, il suffit de taper =rand(2) et d’appuyer sur la touche Entrée. Pour générer 8 paragraphes de 10 lignes chacun, tapez =rand(8, 10) et appuyez à nouveau sur la touche Entrée.

Placez le curseur n’importe où sur la page

Lorsque vous ouvrez un document Word, vous n’avez pas besoin d’utiliser à plusieurs reprises la touche Entrée pour envelopper ou la barre d’espacement pour déplacer quelques espaces afin de placer le curseur à un endroit particulier de la page.

Il est en effet possible de placer le curseur n’importe où sur la page en double-cliquant simplement sur la souris à l’endroit désiré.

Sélectionner n’importe quelle partie du texte

Pour mettre en forme un mot particulier dans Word, il faut généralement le mettre en évidence, à l’aide de la souris ou du clavier, dans un certain ordre horizontal ou vertical. Cependant, il existe une méthode pratique et peu connue dans Word qui vous permet de sélectionner n’importe quelle partie du texte, telle qu’une case ou une colonne, sans avoir à suivre cet ordre.

En appuyant sur la touche Alt et en la maintenant enfoncée, puis en sélectionnant le texte qui vous intéresse avec la souris, et enfin en relâchant d’abord le bouton de la souris puis la touche Alt, vous pouvez en fait mettre en forme tout le texte qui vous intéresse beaucoup plus facilement sans tenir compte des limites horizontales ou verticales.

Sélectionner le texte verticalement

En plus de devoir sélectionner du texte horizontalement, il arrive souvent que vous deviez sélectionner du texte verticalement. Bien que vous puissiez déjà utiliser la méthode mentionnée ci-dessus, une autre fonction qui vous permettra de sélectionner le texte verticalement avec encore plus de précision consiste à utiliser la combinaison de touches Ctrl + Shift + F8, puis à appuyer sur les touches fléchées pour vous déplacer dans la direction souhaitée.

Recherche des modifications récemment apportées

Si, par hasard, vous souhaitez savoir quelles sections d’un document Word vous avez récemment modifiées, vous ne devez pas nécessairement le faire manuellement, mais simplement utiliser la combinaison de touches Capital + F5 .

En appuyant plusieurs fois sur cette combinaison de touches, vous pourrez voir où se trouvait le curseur la dernière fois que vous avez apporté une modification au document en question. Il est évident que le fait de fermer et de rouvrir un tel document désactivera temporairement cette fonctionnalité.

Convertir des caractères de majuscules en minuscules ou de minuscules en majuscules

Convertir les caractères d’un mot et/ou d’une phrase de majuscules en minuscules ou de minuscules en majuscules n’est pas seulement une perte de temps inutile, c’est aussi souvent très ennuyeux, surtout lorsque l’on est pressé.

En sélectionnant le texte à convertir et en appuyant à plusieurs reprises sur la combinaison de touches Majuscule + F3, vous pourrez faire basculer instantanément le texte en surbrillance de majuscules en minuscules, de minuscules en majuscules, et même de minuscules en majuscules.

Zoom instantané

Si, pour une raison ou une autre, vous avez souvent besoin de faire un zoom avant et arrière sur un texte, au lieu d’utiliser la fonction de zoom classique de Word, vous pouvez également essayer d’utiliser une combinaison de touches spéciale qui vous permettra de faire littéralement un zoom avant et arrière instantanément.

En appuyant sur la touche Ctrl de votre clavier et en la maintenant enfoncée, tout en faisant défiler la roulette de la souris vers le haut ou vers le bas, vous pouvez respectivement effectuer un zoom avant ou arrière sur le document en question.

Date et heure toujours à jour

Lorsque vous êtes amené à utiliser plusieurs fois le même document, vous pouvez avoir besoin de maintenir à jour la date et l’heure qu’il contient. Pour que Word effectue automatiquement cette opération simple, il vous suffit de positionner le curseur à l’endroit où vous souhaitez ajouter la date et l’heure toujours à jour, d’aller dans le menu Insertion, de cliquer sur Date et heure, de sélectionner le format souhaité, de cocher l’option Mettre à jour automatiquement, puis de cliquer simplement sur OK .

Si, en revanche, vous souhaitez uniquement saisir la date ou l’heure actuelle dans votre document Word, il vous suffit d’utiliser la combinaison de touches Alt + Shift + D ou Alt + Shift + T respectivement.

Sauvegarder automatiquement

Si vous utilisez Word très souvent, vous avez certainement remarqué que votre document est sauvegardé à intervalles réguliers. Toutefois, si vous apportez de nombreuses modifications à votre document pendant ces intervalles et que vous ne voulez pas perdre le travail que vous avez effectué jusqu’à présent, vous pouvez également réduire le temps au bout duquel ces sauvegardes sont effectuées automatiquement.

Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre dans la section Sauvegarde des options de Word, de fixer une valeur en minutes inférieure à celle indiquée, et enfin d’appuyer sur le bouton OK pour confirmer votre choix.

En alternative à cette simple opération, si vous souhaitez enregistrer immédiatement votre document sans attendre une quelconque sauvegarde automatique, sachez que vous pouvez également utiliser directement la combinaison de touches appropriée Capital + F12.

Numéroter les pages d’un document Word dans n’importe quel ordre

Lors de la rédaction d’un très long document, la numérotation des pages est généralement utilisée pour donner un certain ordre à ce document. Il arrive cependant que l’on ne veuille pas commencer à compter à partir de la première page du document en question, mais plutôt à partir d’une ou plusieurs pages suivant la première.

Dans ce cas, plutôt que d’utiliser la numérotation classique proposée par Word, il est préférable d’utiliser une formule spéciale qui, en substance, indique à Word à partir de quelle page vous voulez commencer à compter les pages du document.

Voici donc la procédure à suivre pour numéroter les pages d’un document Word dans n’importe quel ordre :

allez sur la première page de votre document et, à l’aide du menu Insertion, choisissez l’endroit où placer le numéro de page ;

sélectionnez ensuite la page numéro 1 et supprimez-la ;

appuyez maintenant sur la combinaison de touches Ctrl + F9 . Deux parenthèses apparaissent alors ;

entre les parenthèses, écrivez si, puis appuyez à nouveau sur Ctrl + F9, après quoi écrivez page ;

placez maintenant le curseur après le troisième crochet, écrivez 3 « » en respectant les espaces appropriés, puis appuyez à nouveau sur Ctrl + F9 ;

écrivez maintenant le symbole de l’égalité (c’est-à-dire =), puis appuyez à nouveau sur Ctrl + F9, écrivez page et ensuite, avant l’avant-dernier crochet, écrivez -2 ;

à ce moment-là, vous serez confronté à quelque chose comme : {if{page} 3 « » {={page}-2}} ;

il ne vous reste plus qu’à confirmer en appuyant sur la combinaison de touches Alt + F9. Si vous souhaitez afficher, masquer et/ou modifier la formule précédente à l’avenir, n’oubliez pas que vous devrez appuyer à nouveau sur cette combinaison de touches.

À ce stade, les pages de votre document Word seront automatiquement numérotées à partir de la troisième page. Si vous souhaitez que la numérotation commence à la quatrième page, modifiez la formule ci-dessus en {if{page} 4 « » {={page}- 3 }}, si vous souhaitez qu’elle commence à la cinquième page, modifiez-la en {if{page} 5 « » {={page}- 4 }}, si vous souhaitez qu’elle commence à la sixième page, modifiez-la en {if{page} 6 « » {={page}- 5 }}, et ainsi de suite.

Conclusions

Bien entendu, toutes les astuces que nous venons d’énumérer fonctionnent quelle que soit la version de Word que vous utilisez sur votre appareil. Cependant, vous devriez maintenant avoir compris quelles sont les 10 astuces pour tirer le meilleur parti de Microsoft Word.